EL SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL INTEGRADA “SCRINIA” DE LA COMIBOL, Y SU EFECTO EN LA EMERGENCIA SANITARIA POST PANDÉMICA

El mundo está detenido. Los efectos de la pandemia del Covid-19 son devastadores para las economías de los países. Impacta en la paralización de las actividades de la administración pública y privada. Sus consecuencias, en breve, no se dejarán esperar.

 

 

¿Cuáles son los recursos prácticos para superar la crisis que se avecina?

 

Desde hace muchos años, los países empezaron a utilizar los recursos tecnológicos para atender sus actividades, en un mundo cada vez más globalizado, donde el tiempo es un factor determinante para los negocios, la administración, la toma de decisiones, y las actividades en general. En el contexto de la crisis sanitaria mundial, el Consejo Internacional de Archivos (CIA), la Unesco, y la Asociación Latinoamericana de Archivos (ALA) recomendaron a los países miembros, medidas de extrema urgencia como la preservación de toda la información que se genere sobre la urgencia sanitaria, y aumentar la inversión en la preservación y la accesibilidad del patrimonio documental como cuestión de reducción y gestión de los riesgos de desastre. Las organizaciones en ningún lugar del mundo podrían trabajar sin información y sin documentos.

 

 

Por otro lado, el sector empresarial estatal ocupa un lugar protagónico en el modelo económico boliviano y tiene alta incidencia en el ámbito social y político, por lo cual está emplazado al cumplimiento de sus objetivos, en función de las actividades planificadas. Con esta mira, la Corporación Minera de Bolivia, a partir de la creación del Archivo Histórico de la Minería Nacional, desarrolló el Proyecto Scrinia, herramienta tecnológica orientada a la automatización de la gestión documental empresarial.

 

 

SCRINIA es un sistema de información de gestión empresarial para la COMIBOL, que tiene el objetivo de descongestionar y viabilizar la fluidez documental en las tramitaciones, proporcionando medios e instrumentos, acorde a la normativa legal, archivística y de tecnologías de la información y comunicación, garantizando valor jurídico, transparencia, eficiencia y eficacia en los actos administrativos.

 

 

El Sistema de Gestión Documental, tiene como base fundamental, el marco normativo nacional relacionado con el gobierno electrónico, con alta incidencia en el modelo del teletrabajo, que debido a la crisis sanitaria que atravesamos, el mundo se ve obligado a usar de manera obligatoria, las herramientas tecnológicas, que tienen el propósito de romper barreras geográficas, y atender de manera oportuna, la gestión administrativa en las empresas.

 

La base normativa boliviana, estudiada para este propósito, es la siguiente:

    • Constitución Política del Estado de Bolivia 7 de febrero de 2009 Arts. 21, 24,103 parágrafo II, 108 numeral 1, 112, 232, 235, 237, 299 parágrafo II numeral 3, 316 numeral 10, 334 numeral 1 y 410.

    • Código Civil/Decreto Ley 12760 de 6 de agosto de1975, Arts. 1287, 1289, 1290, 1291, 1296, 1309, 1311 y 1312.

    • Código Procesal Civil, Arts. 147, 148, 149, 150 y 151

    • Código Procesal del Trabajo de 25 de julio de 1979, Arts. 1, 5, 9, 44, 67, 159, 160, 161,

    • Código Penal de 1997 Arts. 115, 142, 145, 146, 154, 160, 161, 223, 224, 225, 300, 301, 302, 363 bis, 363 ter.

    • Ley 004 de Lucha Contra la Corrupción, Enriquecimiento Ilícito e Investigación de Fortunas “Marcelo Quiroga Santa Cruz” Art. 29

    • Ley 466 de Empresas Públicas Arts.1, 3, 5,15, 20, 21, 23, 44-45, 48-49, 61 y Disposición Adicional Décima

    • Ley 164 Ley de Telecomunicaciones de 8 de agosto de 2011. Arts. Artículos 2 incisos b., c. y e.; 5, 7 parágrafo I, numerales 6, 8, 10; 54 incisos c., 56, 71, 72, 76, 78 y 87

    • Ley 2341 Procedimiento Administrativo de 23 de abril de 2002. Arts. 4, 16, 17, 18, 19, 21, 22, 23-25, 36, 37, 51 y 78.

    • Ley 1178 de Administración y Control Gubernamental SAFCO de 20 de julio de 1990. Arts. 1, 20, 28 y 37-38.

    • Ley 2027 del Estatuto del Funcionario Público, Arts. 1, 8 inc. f)

    • Ley 483 del Notariado Plurinacional, Arts. 2, 18, 18, 72, 73, 78, 78, 87, 104-106

    • Decreto Supremo 23934 Reglamento Común de Procedimientos Administrativos y de Comunicación (RCP) de 23 de diciembre de 1994, Arts. 3, 2, 4, 5, 13, 14, 15,16, 17, 18, 23, 25, 29,30, 31-50, 51, 52, 62 y64-67.

    • Decreto Supremo 27113 Reglamento a la Ley de Procedimiento Administrativo de 23 de julio de 2003. Arts. 4, 62 y 66-67 71, 72, 74-87 y 91

    • D.S. 23318-A Reglamento de la Responsabilidad por la Función Pública, Arts. 3, 4, 5, 13 y 15.

    • Decreto Supremo 27490 de 14 de mayo de 2004, Art. 3

    • Decreto Supremo 1793 de 13 de noviembre de 2013 Reglamento a la Ley 164 para el Desarrollo de las Tecnologías de la Información y Comunicación.

    • Decreto Supremo N° 3525 de 4 de abril de 2018 – Norma el archivo digital, la interoperabilidad y la tramitación digital.

    • Decreto Supremo 3527 de 11 de abril de 2018 Modificaciones al Reglamento a la Ley N° 164 para el Desarrollo de las Tecnologías de la Información y Comunicación.

    • Decreto Supremo N° 4200 de 25 de marzo de 2020, Art. 8, Parágrafo III. Firma electrónica

    • Decreto Supremo N° 4218 de 14 de abril de 2020 – Regula el teletrabajo caracterizado por la utilización de tecnologías de información y comunicación en los sectores público y privado.

Asimismo, se analizaron las Normas ISO, para el proceso de desarrollo del Sistema de Gestión Documental Integrada SCRINIA, cuyo objetivo es el de contribuir a la gestión eficiente de los documentos, aplicando buenas prácticas en gestión documental. Entre las normas estudiadas para este propósito están: ISO 15489 1-2 (Información y Documentación, Gestión de Documentos), 30300 (Gestión de Documentos), ISO 26122 (Análisis de Procesos de Trabajo), ISO 13028 (Digitalización de Documentos), ISO 23081 (Metadatos) y la norma ISO 16175 (Aplicación Gestión Documental).

 

En ese mismo sentido, se analizaron las Normas Internacionales para la Descripción de Documentos ISAD (G), Norma Internacional sobre los Registros de Autoridad de Archivos relativos a Instituciones, Personas y Familias ISAAR (CPF), Norma Internacional para la Descripción de Funciones ISDF, que nos permitan avanzar hacia la gestión de calidad.

 

MÓDULOS DEL SGDI SCRINIA: El software fue construido sobre la base de las necesidades y características empresariales de la COMIBOL. Contiene los siguientes módulos:

[1] Administración. Proporciona la gestión, configuración y parámetros de organigramas, empresas mineras unidades funcionales, cargos, niveles operativos, ciudades, localidades y calendarios personalizados.

[2] Usuarios. Gestiona los usuarios y grupos de usuarios del sistema, mediante perfiles de usuario que establecen los permisos de acceso y uso de los recursos del sistema.

[3] Trámite. Gestiona los trámites internos y externos, de reingreso y múltiples (más de un destinatario), garantizando el seguimiento y consulta de los mismos por las unidades funcionales y las personas naturales y/o jurídicas, a través de la asignación de un Número Único de Trámite (NUT) por asunto o procedimiento atendido en la COMIBOL.

[4] Producción documental. Incorpora plantillas normalizadas para la elaboración de documentos (carta, circular, comunicación interna, informe, memorándum, agenda, acta de sesión, resolución de directorio, resolución administrativa y contratos), que utilizan la firma digital en su aprobación, mediante el dispositivo criptográfico TOKEN, cumpliendo lo establecido en la Ley Nº 164.

[5] Archivo de gestión. Coadyuva a las secretarias (gestores de la documentación) en la organización de los archivos de gestión (archivos de oficina), a través de instrumentos archivísticos automatizados acorde a lo establecido por la normativa archivística.

[6] Servicios archivísticos. Gestiona los servicios de préstamo, fedatario, copia simple o reprografía de documentos, mediante formularios de solicitud de servicios y de instrumentos de control acorde a la normativa interna aprobada por la COMIBOL.

[7] Procesos y procedimientos. Gestiona los procedimientos reglamentados en la COMIBOL, como: pasajes y viáticos, caja chica, certificaciones a los actores productivos mineros, certificaciones laborales y otros, determinando los involucrados en la diligencia de los mismos, simplificando las tramitaciones. El desarrollo de más procesos y procedimientos estará acorde a las necesidades de la COMIBOL, previa evaluación con las unidades involucradas.

[8] Auditoría y seguridad. Proporciona control sobre todas las acciones realizadas por los usuarios en el sistema, en la adición, modificación y eliminación de registros, con fines de auditoría y recuperación de información.

[9] Descripción archivística. Gestiona la descripción de archivos en función a la norma archivística ISAD (G) del Consejo Internacional de Archivos, proporcionando a los usuarios cuadros de clasificación, niveles de clasificación, elementos de descripción, reglas de descripción y descriptores.

[10] Reportes. Proporciona reportes de los datos e información suministrada en los diferentes módulos (v.g. registros de trámite por traslado, reportes de envío de documentación). El desarrollo de más reportes estará acorde a las necesidades de la COMIBOL, previa evaluación con las unidades involucradas.

MANUALES Y REGLAMENTOS PARA SCRINIA

 

 

Manual de Usuario

 

El Manual de Usuario del SGDI SCRINIA, corresponde a la fase de trámite, destinada a dar asistencia a las personas que utilizan el sistema. Detalla los pasos que se presentan en el proceso de trámite referente a producción documental, digitalización, recepción, derivación, despacho de la correspondencia, archivo de los documentos y servicios archivísticos en la Corporación Minera de Bolivia, para llevar a cabo las distintas opciones disponibles en el que se incorpora imágenes de las pantallas de los pasos a seguir.

 

 

Manual de Procedimientos

 

Detalla la descripción de las operaciones, en forma narrativa y secuencial, de cada una de las operaciones que se realizan, de acuerdo a los roles establecidos en el sistema, complementados con los instructivos de los instrumentos en la fase de trámite y diagramas de flujo, que a través de su representación gráfica permite visualizar la sucesión en el que se realizan las operaciones de los procedimientos para facilitar su comprensión.

 

 

Reglamento de uso de la Firma digital

 

Tiene por objeto regular el acceso y su uso, para otorgar seguridad y validez en los documentos firmados digitalmente. La propuesta fue presentada a Presidencia Ejecutiva, para su aprobación mediante Resolución de Directorio General.

 

 

AUTOMATIZACIÓN DEL ANÁLISIS DE PROCESOS EN SCRINIA

 

 

El sistema SCRINIA para su implementación demanda etapas de revisión y análisis de los procedimientos administrativos, razón por la que fue fundamental estudiar los aportes teóricos y metodológicos emergentes de la gestión por procesos en la administración pública y de la gestión documental integrada, sobre la base de estándares internacionales, lo que permitirá aportar teórica y metodológicamente a su integración para que la COMIBOL adopte medidas para su simplificación, racionalización, homogeneización permitiendo de esta manera la eliminación de posibles discrecionalidades.

 

 

Subproceso Pasajes y viáticos

 

El análisis fue realizado a partir del Reglamento de Fondos en Avance aprobado en COMIBOL, para el que se estudió específicamente el proceso de pasajes y viáticos; el mismo fue revisado y validado en varias reuniones por las siguientes áreas involucradas: Gerencia Administrativa Financiera, Dirección Financiera, Departamento de Contabilidad, Presupuestos, Unidad de Tesorería, Unidad de Transportes y cargos específicos que participan en el proceso. El tipo documental normalizado y automatizado corresponde al Formulario de pasajes y viáticos 007.

 

 

Proceso Certificaciones laborales ex trabajadores

 

A partir de la transferencia de los Expedientes de Personal de la COMIBOL a Oruro, bajo custodia del del Archivo Histórico de la Minería Nacional, y al formar parte de las áreas involucradas en la prestación de servicios para el proceso de certificaciones laborales, se presentó como propuesta, el Reglamento de Certificaciones de Trabajo, y lograr que la COMIBOL adopte medidas para su simplificación, racionalización, homogeneización en la atención del trámite. El proceso fue revisado por la Dirección de Administración de Recursos Humanos, Dirección de Planificación y por las áreas que se encuentran involucradas en la tramitación. Los tipos documentales normalizados a nivel nacional son el formulario de solicitud de certificaciones laborales, certificado de trabajo, record de servicios y salario cotizado y aportes.

 

 

Proceso de transferencias documentales

 

Se actualizó el procedimiento de transferencias documentales, desde los Archivos de Oficina hasta los Archivos Regionales, de acuerdo a las Tablas de Retención Documental. Los formularios elaborados son: Calendario de transferencias y relaciones de entrega.

 

 

Capacitación a los usuarios del Sistema de Gestión Documental Integrada SCRINIA

 

Dentro la ejecución del PLAN PARA LA IMPLEMENTACIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL SCRINIA, se coordinó con la Dirección de Recursos Humanos, la programación de diversas etapas de capacitación en la Oficina Central, Regional Oruro y Potosí; programando varios ciclos de capacitación en los módulos enmarcados en los ejes de legislación archivística y gestión documental, con el objetivo de promover en los trabajadores de las unidades funcionales, la apropiación de conocimientos y habilidades, que les permitan ejecutar los procesos asociados con la gestión documental, en la fase de trámite, a través del software SCRINIA. El plan de capacitación se ejecutó de acuerdo a la población objetivo, concentrado en la Oficina Central (La Paz), Oruro y Potosí de la COMIBOL; estratificada de acuerdo a los roles que se cumplen en el Sistema de Gestión Documental Integrada SCRINIA (v.g. Personal Superior y Ejecutivo, Operativo, Apoyo, y de la Unidad de Control de Correspondencia-Unidades de Digitalización).

 

PUESTA EN MARCHA DEL SGDI SCRINIA: COMIBOL, en su condición de empresa estratégica, está preparada para atender las tareas relacionadas con el teletrabajo, dispuesto de manera oficial por la actual coyuntura política, y la implementación del gobierno electrónico, a partir de la promulgación de la Ley de Telecomunicaciones. El Software Scrinia, fue elaborado con este propósito, así como el Sistema de Videoconferencias, la nube privada institucional, los servidores centrales, donde se aloja toda la documentación nativa del sistema de gestión documental, y los documentos de archivo digitalizados, que garantizan su adecuada custodia y el trabajo en línea. Hasta el momento, desde la implementación del Sistema de Gestión Documental Scrinia, se han generado 1795 trámites.

SCRINIA es un salto tecnológico para el uso de las herramientas informáticas, que se fortalece de manera dramática por la coyunta generada por el COVID-19, permitiendo que la COMIBOL cumpla su Plan Operativo Anual, con eficacia, seguridad jurídica, eficiencia y servicios a la sociedad.

Nuestro homenaje al XVI aniversario de creación del Archivo Histórico de la Minería Nacional de la Corporación Minera de Bolivia.

Archivo Histórico de la Minería Nacional – Regional Pulacayo

Boletín: Memorias de Pulacayo # 4

PRESENTACIÓN

Memorias de Pulacayo N°4, medio por el que el Archivo Regional de Pulacayo, dependiente del Archivo Histórico de la Minería Nacional de la Corporación Minera de Bolivia, tiene por objetivo el difundir la historia de Pulacayo.

La Historia de Bolivia está íntimamente ligada a la Historia de la Minería. No solo porque económicamente la minería desde siempre fue un baluarte, para la sobrevivencia del país y para muchos de sus proyectos sociales como regionales. Sino también por las demás facetas socioculturales, políticas e ideológicas.

En este caso, el recorrido que hacen los investigadores del Archivo de Pulacayo, respecto del Ingenio de la Compañía Huanchaca de Bolivia, es una muestra muy rica de esos esfuerzos colosales de la minería del siglo XIX, para implementar lo más moderno posible en su maquinaria, en su tecnología y en su personal, siempre buscando la mayor riqueza posible para el país en su conjunto.

La fluidez de las historias mineras, en muchos casos incipientes como en el siglo XIX, nos hablan desde el país profundo, desde donde los obreros son campesinos o indígenas que se hacen proletarios, para las historias de revoluciones y reivindicaciones sociales. Así enriquecen las historias regionales, que son también otra materia pendiente en nuestras investigaciones.

Vaya este pequeño aporte, como valioso, para engrandecer nuestras historias globales. Felicitar por supuesto al equipo de investigadores del Archivo de Pulacayo, por estas iniciativas cordiales, para seguir desenmarañando las historias mineras.

MSc. Max Raúl Murillo Mendoza

Centro de Documentación SIAH – COMIBOL

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GALERÍA DE FOTOS

Transferencia de Documentos

Transferencias Documentales del Archivo de Oficina al Archivo Histórico de la Minería.

El Archivo Histórico de la Minería Nacional tiene la obligación de recuperar, resguardar y custodiar la documentación histórica y de gestión, ante esta situación se inicia con la normalización de las transferencias documentales, mismas que incluyen plazos de retención documental, calendario de transferencias y formulario de relación de entrega a partir del 18 de julio de 2019 bajo circular SG-39/2019.

Personal destinado al proceso.

Para iniciar la transferencia documental se determinó realizar un censo documental y establecer la cantidad de expedientes a ser transferidos de los diferentes Archivos de Gestión de la COMIBOL.

Para este trabajo fueron designados Liz Quiñones, Fancy Rodríguez, Verónica Calsina, Rocío Mamani con la colaboración y coordinación de Vladimir Lanza.

La transferencia documental normalizada inició el 16 de agosto de 2019, durante el proceso de verificación y/o compulsa se pudo observar que la documentación no contaba con una organización acorde a métodos y técnicas archivísticas además que la extensa cantidad de documentación implicó mayor tiempo en su verificación.

Los analistas de documentos asignados a las diferentes transferencias fueron: Lupe Mamani, Abel Tacora, Jhonatan Espinal, Daniel Lopez, Stephanie Luna, Nancy Quispe, Katerine Quisbert, Carmen Chipana.

Actualmente se realizaron 16 transferencias documentales normalizadas y 14 transferencias no programadas con un total de 215 metros lineales de documentación transferida al Archivo Histórico de la Minería Nacional de la COMIBOL.

Nuestro trabajo

IMPLEMENTACIÓN SCRINIA

El 23 de octubre se inicia en la COMIBOL la implementación del Sistema de Gestión Documental Integrada SCRINIA, bajo circular SIAH – 1100/2019

Dicha implementación coincide con los problemas del país, por lo que de alguna manera se ve afectada en el procedimiento. Pero los esfuerzos del equipo de informáticos han sido importantes, hasta hoy prosiguen en esa línea de implementación.

Equipo de Trabajo

El equipo de trabajo a cargo de la implementación del SCRINIA, está compuesto inicialmente por nueve personas. Jóvenes informáticos que previamente fueron capacitados y entrenados para el objeto. Posteriormente se unieron al equipo Analistas de Documentos de Información, para reforzar el proceso de implementación.

Los requerimientos de la implementación son varios como variados, desde lo técnico hasta los cambios de costumbres en los procedimientos administrativos. Todos esos requerimientos son atendidos cotidianamente por dicho equipo.

Breve Diagnóstico

Los cambios en el orden administrativo son necesarios como importantes, pues las demandas hacia la eficiencia y eficacia, como la transparencia de la información, requieren de sistemas altamente confiables administrativamente. En esa línea la implementación del SCRINIA es una necesidad satisfecha, que fortalecerá considerablemente a la institucionalidad.

Todo el personal, secretarias, operativos y ejecutivos, están en la predisposición de cambiar. Están conscientes de la necesidad de iniciar un proceso de modernización de sus actividades, incorporando nuevas tecnologías de información y comunicación.

Gerencias Regionales de Oruro y Potosí, Empresas Mineras y Plantas

Estas gerencias todavía tienen dificultades en el envío de trámites, lo que aún no permite una fluidez en el sistema; que de acuerdo al plan de implementación, se irán solucionando paulatinamente.

Servicio de Digitalización

Se está implementando en la oficina central de COMIBOL: estos servicios de digitalización permitirán mejorar el rendimiento y productividad, cuyos resultados se verán incluso en poco tiempo.

Recursos Humanos

La continuidad en la atención de los trámites es primordial ante todo. Los cambios que se puedan producir en el personal: transferencias, renuncias, etc no deben jamás ser óbice y excusa de paralización en los servicios a la ciudadanía. Todos esos inconvenientes del personal, están previstos en el sistema que permite la continuidad institucional.

Capacitación en el uso y operación del SGDI SCRINIA Módulo de Trámite

El Archivo Histórico de la Minería Nacional de la COMIBOL, a partir del 9 de septiembre de 2019 hasta el 20 de septiembre de 2019, realizó el ciclo de capacitación orientado al uso y operación del Sistema de Gestión Documental Integrada SCRINIA – Módulo de trámite, dirigido a 190 funcionarios de la Oficina Central de la COMIBOL.

La capacitación se llevo a cabo en el Auditorio del Archivo Histórico de la COMIBOL, ubicado en la ciudad de El Alto. El cronograma de capacitación se dividió en 14 sesiones para tres grupos de usuarios:

      1. Unidad de Control de Correspondencia.
      2.  Secretarias.
      3. Personal operativo (aquellos que participan en la atención de trámites).

Dentro del temario de capacitación, los funcionarios realizaron la práctica de las siguientes tareas en el SGDI SCRINIA:

      1. Búsqueda y seguimiento de trámites.
      2. Generación de trámites (externo, interno, reingreso y múltiple).
      3. Recepción de trámites.
      4. Atención de trámites.
      5. Derivación de trámites.
      6. Unión de trámites (de reingreso y múltiple).
      7. Conformación de expedientes digitales.
      8. Archivo de Gestión.
      9. Envio de trámites entre UNCC.
      10. Despacho de documentos.
El ciclo de capacitaciones continuará el mes de octubre con el personal de las unidades funcionales que corresponden a las Gerencias Regionales de Oruro y Potosí.
 

Con estas actividades la Corporación Minera de Bolivia esta cumpliendo el D.S. 3525 de 4 de abril de 2018, que manifiesta necesario el desarrollo e implementación de Gobierno Electrónico en la administración pública, que permita la simplificación de trámites y el acceso a servicios públicos con eficiencia, calidad y transparencia, avanzando en la soberanía tecnológica del Estado Plurinacional de Bolivia.

Sistema de Gestión Documental Integrada SCRINIA

Es un sistema de información de gestión empresarial para la COMIBOL, que tiene el objetivo de descongestionar y viabilizar la fluidez documentaría en las tramitaciones, dotando medios e instrumentos acorde a lo que establece la normativa legal, apoyándose en las normas archivísticas y las tecnologías de la información y comunicación, garantizando transparencia y eficiencia en los actos administrativos.

Material de uso del software SCRINIA

Video 1. Presentación de SCRINIA

Video 2. Instructivo de Hoja de Ruta

Video 3. Ingreso al sistema SCRINIA

Aplicación móvil de notificaciones SCRINIA