Transferencia de Documentos

Transferencias Documentales del Archivo de Oficina al Archivo Histórico de la Minería.

El Archivo Histórico de la Minería Nacional tiene la obligación de recuperar, resguardar y custodiar la documentación histórica y de gestión, ante esta situación se inicia con la normalización de las transferencias documentales, mismas que incluyen plazos de retención documental, calendario de transferencias y formulario de relación de entrega a partir del 18 de julio de 2019 bajo circular SG-39/2019.

Personal destinado al proceso.

Para iniciar la transferencia documental se determinó realizar un censo documental y establecer la cantidad de expedientes a ser transferidos de los diferentes Archivos de Gestión de la COMIBOL.

Para este trabajo fueron designados Liz Quiñones, Fancy Rodríguez, Verónica Calsina, Rocío Mamani con la colaboración y coordinación de Vladimir Lanza.

La transferencia documental normalizada inició el 16 de agosto de 2019, durante el proceso de verificación y/o compulsa se pudo observar que la documentación no contaba con una organización acorde a métodos y técnicas archivísticas además que la extensa cantidad de documentación implicó mayor tiempo en su verificación.

Los analistas de documentos asignados a las diferentes transferencias fueron: Lupe Mamani, Abel Tacora, Jhonatan Espinal, Daniel Lopez, Stephanie Luna, Nancy Quispe, Katerine Quisbert, Carmen Chipana.

Actualmente se realizaron 16 transferencias documentales normalizadas y 14 transferencias no programadas con un total de 215 metros lineales de documentación transferida al Archivo Histórico de la Minería Nacional de la COMIBOL.

Nuestro trabajo

IMPLEMENTACIÓN SCRINIA

El 23 de octubre se inicia en la COMIBOL la implementación del Sistema de Gestión Documental Integrada SCRINIA, bajo circular SIAH – 1100/2019

Dicha implementación coincide con los problemas del país, por lo que de alguna manera se ve afectada en el procedimiento. Pero los esfuerzos del equipo de informáticos han sido importantes, hasta hoy prosiguen en esa línea de implementación.

Equipo de Trabajo

El equipo de trabajo a cargo de la implementación del SCRINIA, está compuesto inicialmente por nueve personas. Jóvenes informáticos que previamente fueron capacitados y entrenados para el objeto. Posteriormente se unieron al equipo Analistas de Documentos de Información, para reforzar el proceso de implementación.

Los requerimientos de la implementación son varios como variados, desde lo técnico hasta los cambios de costumbres en los procedimientos administrativos. Todos esos requerimientos son atendidos cotidianamente por dicho equipo.

Breve Diagnóstico

Los cambios en el orden administrativo son necesarios como importantes, pues las demandas hacia la eficiencia y eficacia, como la transparencia de la información, requieren de sistemas altamente confiables administrativamente. En esa línea la implementación del SCRINIA es una necesidad satisfecha, que fortalecerá considerablemente a la institucionalidad.

Todo el personal, secretarias, operativos y ejecutivos, están en la predisposición de cambiar. Están conscientes de la necesidad de iniciar un proceso de modernización de sus actividades, incorporando nuevas tecnologías de información y comunicación.

Gerencias Regionales de Oruro y Potosí, Empresas Mineras y Plantas

Estas gerencias todavía tienen dificultades en el envío de trámites, lo que aún no permite una fluidez en el sistema; que de acuerdo al plan de implementación, se irán solucionando paulatinamente.

Servicio de Digitalización

Se está implementando en la oficina central de COMIBOL: estos servicios de digitalización permitirán mejorar el rendimiento y productividad, cuyos resultados se verán incluso en poco tiempo.

Recursos Humanos

La continuidad en la atención de los trámites es primordial ante todo. Los cambios que se puedan producir en el personal: transferencias, renuncias, etc no deben jamás ser óbice y excusa de paralización en los servicios a la ciudadanía. Todos esos inconvenientes del personal, están previstos en el sistema que permite la continuidad institucional.

Capacitación en el uso y operación del SGDI SCRINIA Módulo de Trámite

El Archivo Histórico de la Minería Nacional de la COMIBOL, a partir del 9 de septiembre de 2019 hasta el 20 de septiembre de 2019, realizó el ciclo de capacitación orientado al uso y operación del Sistema de Gestión Documental Integrada SCRINIA – Módulo de trámite, dirigido a 190 funcionarios de la Oficina Central de la COMIBOL.

La capacitación se llevo a cabo en el Auditorio del Archivo Histórico de la COMIBOL, ubicado en la ciudad de El Alto. El cronograma de capacitación se dividió en 14 sesiones para tres grupos de usuarios:

      1. Unidad de Control de Correspondencia.
      2.  Secretarias.
      3. Personal operativo (aquellos que participan en la atención de trámites).

Dentro del temario de capacitación, los funcionarios realizaron la práctica de las siguientes tareas en el SGDI SCRINIA:

      1. Búsqueda y seguimiento de trámites.
      2. Generación de trámites (externo, interno, reingreso y múltiple).
      3. Recepción de trámites.
      4. Atención de trámites.
      5. Derivación de trámites.
      6. Unión de trámites (de reingreso y múltiple).
      7. Conformación de expedientes digitales.
      8. Archivo de Gestión.
      9. Envio de trámites entre UNCC.
      10. Despacho de documentos.
El ciclo de capacitaciones continuará el mes de octubre con el personal de las unidades funcionales que corresponden a las Gerencias Regionales de Oruro y Potosí.
 

Con estas actividades la Corporación Minera de Bolivia esta cumpliendo el D.S. 3525 de 4 de abril de 2018, que manifiesta necesario el desarrollo e implementación de Gobierno Electrónico en la administración pública, que permita la simplificación de trámites y el acceso a servicios públicos con eficiencia, calidad y transparencia, avanzando en la soberanía tecnológica del Estado Plurinacional de Bolivia.

Sistema de Gestión Documental Integrada SCRINIA

Es un sistema de información de gestión empresarial para la COMIBOL, que tiene el objetivo de descongestionar y viabilizar la fluidez documentaría en las tramitaciones, dotando medios e instrumentos acorde a lo que establece la normativa legal, apoyándose en las normas archivísticas y las tecnologías de la información y comunicación, garantizando transparencia y eficiencia en los actos administrativos.

Material de uso del software SCRINIA

Video 1. Presentación de SCRINIA

Video 2. Instructivo de Hoja de Ruta

Video 3. Ingreso al sistema SCRINIA

Aplicación móvil de notificaciones SCRINIA