EL ARCHIVO HISTORICO DE LA MINERIA NACIONAL DE LA CORPORACION MINERA DE BOLIVIA XVI ANIVERSARIO

Mural Sistema de Archivo de la COMIBOL
El 14 de mayo de 2004 el gobierno aprueba el DS. 27490 de creación del Archivo Histórico de la Minería Nacional. Fue fundada sobre la base de toda la documentación recuperada de los ex Barones del Estaño, y de la propia COMIBOL. Los archivos de la primera entidad minera estatal, por mucho tiempo, estuvieron en calidad de basura en todas las latitudes de nuestro país. Unos años antes, en 1999, llega a los Almacenes Generales de la COMIBOL en la ciudad de El Alto, como estibador Don Edgar Ramirez Santiesteban, antiguo trabajador minero de la COMIBOL, y un líder sindical de reconocida trayectoria en la Federación de Mineros y la Central Obrera Boliviana. Don Edgar es un apasionado por los Archivos, la memoria y la cultura. En su pasó, fue testigo de la destrucción de la memoria minera. Al margen del trabajo que tenía que cumplir en los Almacenes, empezó a recuperar aquellos papeles viejos, por los que nadie daba cuenta. Fueron cerca de 20 años de acumulación y abandono de valiosos documentos. Los archivos fueron objeto de saqueo e incuria, de mentiras y engaños con proyectos archivísticos que solo tenían el propósito de saquear los recursos públicos a nombre de los documentos.
 
Preparó y convenció a los trabajadores dependientes del Almacén, muchos de ellos, ex trabajadores de interior mina, para recuperar los documentos del patio, al interior de los vetustos almacenes. Gestionó apoyo técnico del Archivista e Historiador, Don Luis Oporto Ordoñez, y a través de él, de la UMSA. Juntos, gestionaron la aprobación del DS. 27490, que establece dos aspectos fundamentales: presupuesto y la aplicación del modelo sistémico para organizar el Sistema de Archivo Institucional, tiempo en el que empieza uno de los proyectos archivísticos, a mi juicio, más importantes para el país.
Edgar Ramírez Santiesteban, Director Nacional del Sistema de Archivo de la COMIBOL

Los resultados no se dejaron esperar. La contundencia del tesonero trabajo se resume en lo siguiente:

    • Fundación con equipamiento, personal e infraestructura de cinco Archivos Regionales en La Paz, Oruro, Potosí, Catavi y Pulacayo.
    • Cerca de 40 km., de documentos recuperados.
    • Un laboratorio de Conservación y Restauración con infraestructura propia, en curso de implementación.
    • Sistema de Videoconferencias.
    • Sistema de Gestión Documental Integrada SCRINIA
    • Centros de Procesamiento de Datos en La Paz y Oruro.
    • Personal calificado y especializado en diferentes áreas.
    • Revalorización de los terrenos de la COMIBOL, donde se construyeron los edificios de los Archivos Regionales.
    • Recuperación de bienes patrimoniales y museísticos de la COMIBOL.
    • Documentos declarados Memoria del Mundo por la UNESCO.
    • Elaboración de la base normativa para organizar el Sistema de Archivo, aprobado por la MAE de la entidad.
    • Desarrollo de los Servicios Archivísticos.
    • Desarrollo de una metodología estandarizada en la organización de los fondos documentales, sobre la base de principios y teoría científica.
    • Recuperación de bibliotecas patrimoniales.
    • Publicación de avances de investigación.
    • Apoyo técnico a otras entidades públicas en la organización de los archivos.
    • Participación activa en ferias mineras, del libro, actividades de extensión cultural, promoviendo la recuperación de la memoria minera boliviana.
    • Participación y organización de Congresos Nacionales e Internacionales de Archivística, Museología y Bibliotecología, llevando y promoviendo los recursos documentales, en muchos confines.
Expreso mi más profundo reconocimiento al trabajo alcanzado en el Archivo Minero, en tan solo 16 años de existencia, que para las lides archivísticas son muy pocos. Es verdad, el Archivo Minero, es apenas un adolecente, pero de profunda experiencia y con excelentes resultados. Por supuesto, sin Don Edgar, con seguridad el Archivo Histórico de la Minería Nacional no hubiera existido. Pero, tampoco hubiéramos logrado tantos resultados sin la participación activa y decidida de un militante fiel de la cultura y la memoria boliviana, Don Luis Oporto Ordoñez, quién desde el principio estuvo asesorando grandemente y apoyando de manera desinteresada a la organización de esta entidad archivística. Asimismo, soy testigo del crecimiento profesional de jóvenes empeñosos que participaron en este regio emprendimiento, y hoy, muchos de ellos, se constituyen en la piedra fundamental para continuar desarrollando nuestros más firmes propósitos como archivistas. Pero, contamos también, con profesionales de larga trayectoria que dieron su granito de arena de manera militante y altamente activa, que hoy prestan sus servicios en los Archivos Regionales. Desde Pulacayo, pasando por Potosí, alcanzado Catavi, de regreso por Oruro, hasta llegar a la ciudad de El Alto, y reportándonos en el Centro de Documentación de la Oficina Central de la COMIBOL en La Paz, así es nuestra trayectoria, nuestro itinerario, así es nuestra vida archivística, con vicisitudes, apremios, proyectos y muchas propuestas de trabajo.
Hoy cumplimos 16 años de vida, una vida cargada de experiencias, de crecimiento, de madurez institucional, con preocupaciones y problemas, pero también con muchos éxitos, alegrías, y aciertos. Mi abrazo más profundo a mis compañeros de trabajo, con quienes compartimos momentos muy difíciles y desafiantes. Mi especial reconocimiento de cariño y respeto para Don Edgar Ramírez, líder nato, lleno de sabiduría y experiencia, de quien cada día aprendemos. Es por tanto, nuestro maestro.
 
Mi entrañable admiración y reconocimiento a Don Luis Oporto Ordoñez, hombre de noble batalla en la defensa del patrimonio cultural boliviano. Sin él, muchos logros no hubiéramos alcanzado.
Mi enorme abrazo a cada uno de mis compañeros de trabajo, y mi mayor reconocimiento, en este especial día.
 
Feliz XVI aniversario Archivo Minero. Mi deseo, es que continúe, se fortalezca, y se convierta en el mayor custodio de la memoria de la minería boliviana, por el bien de nuestro amado país.

IMPLEMENTACIÓN SCRINIA

El 23 de octubre se inicia en la COMIBOL la implementación del Sistema de Gestión Documental Integrada SCRINIA, bajo circular SIAH – 1100/2019

Dicha implementación coincide con los problemas del país, por lo que de alguna manera se ve afectada en el procedimiento. Pero los esfuerzos del equipo de informáticos han sido importantes, hasta hoy prosiguen en esa línea de implementación.

Equipo de Trabajo

El equipo de trabajo a cargo de la implementación del SCRINIA, está compuesto inicialmente por nueve personas. Jóvenes informáticos que previamente fueron capacitados y entrenados para el objeto. Posteriormente se unieron al equipo Analistas de Documentos de Información, para reforzar el proceso de implementación.

Los requerimientos de la implementación son varios como variados, desde lo técnico hasta los cambios de costumbres en los procedimientos administrativos. Todos esos requerimientos son atendidos cotidianamente por dicho equipo.

Breve Diagnóstico

Los cambios en el orden administrativo son necesarios como importantes, pues las demandas hacia la eficiencia y eficacia, como la transparencia de la información, requieren de sistemas altamente confiables administrativamente. En esa línea la implementación del SCRINIA es una necesidad satisfecha, que fortalecerá considerablemente a la institucionalidad.

Todo el personal, secretarias, operativos y ejecutivos, están en la predisposición de cambiar. Están conscientes de la necesidad de iniciar un proceso de modernización de sus actividades, incorporando nuevas tecnologías de información y comunicación.

Gerencias Regionales de Oruro y Potosí, Empresas Mineras y Plantas

Estas gerencias todavía tienen dificultades en el envío de trámites, lo que aún no permite una fluidez en el sistema; que de acuerdo al plan de implementación, se irán solucionando paulatinamente.

Servicio de Digitalización

Se está implementando en la oficina central de COMIBOL: estos servicios de digitalización permitirán mejorar el rendimiento y productividad, cuyos resultados se verán incluso en poco tiempo.

Recursos Humanos

La continuidad en la atención de los trámites es primordial ante todo. Los cambios que se puedan producir en el personal: transferencias, renuncias, etc no deben jamás ser óbice y excusa de paralización en los servicios a la ciudadanía. Todos esos inconvenientes del personal, están previstos en el sistema que permite la continuidad institucional.

Capacitación en el uso y operación del SGDI SCRINIA Módulo de Trámite

El Archivo Histórico de la Minería Nacional de la COMIBOL, a partir del 9 de septiembre de 2019 hasta el 20 de septiembre de 2019, realizó el ciclo de capacitación orientado al uso y operación del Sistema de Gestión Documental Integrada SCRINIA – Módulo de trámite, dirigido a 190 funcionarios de la Oficina Central de la COMIBOL.

La capacitación se llevo a cabo en el Auditorio del Archivo Histórico de la COMIBOL, ubicado en la ciudad de El Alto. El cronograma de capacitación se dividió en 14 sesiones para tres grupos de usuarios:

      1. Unidad de Control de Correspondencia.
      2.  Secretarias.
      3. Personal operativo (aquellos que participan en la atención de trámites).

Dentro del temario de capacitación, los funcionarios realizaron la práctica de las siguientes tareas en el SGDI SCRINIA:

      1. Búsqueda y seguimiento de trámites.
      2. Generación de trámites (externo, interno, reingreso y múltiple).
      3. Recepción de trámites.
      4. Atención de trámites.
      5. Derivación de trámites.
      6. Unión de trámites (de reingreso y múltiple).
      7. Conformación de expedientes digitales.
      8. Archivo de Gestión.
      9. Envio de trámites entre UNCC.
      10. Despacho de documentos.
El ciclo de capacitaciones continuará el mes de octubre con el personal de las unidades funcionales que corresponden a las Gerencias Regionales de Oruro y Potosí.
 

Con estas actividades la Corporación Minera de Bolivia esta cumpliendo el D.S. 3525 de 4 de abril de 2018, que manifiesta necesario el desarrollo e implementación de Gobierno Electrónico en la administración pública, que permita la simplificación de trámites y el acceso a servicios públicos con eficiencia, calidad y transparencia, avanzando en la soberanía tecnológica del Estado Plurinacional de Bolivia.

Sistema de Gestión Documental Integrada SCRINIA

Es un sistema de información de gestión empresarial para la COMIBOL, que tiene el objetivo de descongestionar y viabilizar la fluidez documentaría en las tramitaciones, dotando medios e instrumentos acorde a lo que establece la normativa legal, apoyándose en las normas archivísticas y las tecnologías de la información y comunicación, garantizando transparencia y eficiencia en los actos administrativos.

Material de uso del software SCRINIA

Video 1. Presentación de SCRINIA

Video 2. Instructivo de Hoja de Ruta

Video 3. Ingreso al sistema SCRINIA

Aplicación móvil de notificaciones SCRINIA